Kennen Sie das? Sie gehen drei Wochen in Urlaub und versuchen wirklich, nicht in Ihre Mails zu schauen. Das gelingt vielleicht sogar. Nur ist die Arbeit deshalb nicht weg. Sie wartet auf Sie. Nach drei Wochen Urlaub finden Sie im schlimmsten Fall drei Wochen Arbeit vor.
Schauen Sie dagegen zwischendurch doch einmal hinein, kann es noch schlimmer kommen. Irgendwo brennt es. Also schnell antworten, jemanden anrufen, eine Genehmigung erteilen, eine Präsentation korrigieren. Aus den geplanten fünf Minuten wird eine Stunde und die Familie fragt völlig zu Recht, warum man eigentlich Urlaub genommen hat.
Je mehr Verantwortung man trägt, desto schwieriger wird es häufig, wirklich Feierabend zu haben.
Zwei Jobs, zwei Welten
Ich habe das viele Jahre selbst erlebt und gleichzeitig einen interessanten Gegenentwurf direkt vor Augen gehabt. Meine damalige Frau war Oberärztin im Krankenhaus, ich leitete eine Organisationseinheit in einem internationalen Konzern. Wir waren beide promoviert, beide Führungskräfte und hatten anspruchsvolle Jobs mit erheblicher Verantwortung. Unser Arbeitsalltag außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit hätte trotzdem kaum unterschiedlicher sein können.
Sie fuhr morgens ins Krankenhaus und hatte dort zweifellos einen harten Job: Patienten, Visiten, Untersuchungen, Entscheidungen, manchmal Notfälle. Irgendwann hatte sie aber Feierabend und kam nach Hause. Wenn nachts ein Patient ein Problem bekam, musste der nicht warten, bis sie am nächsten Morgen wieder da war. Jemand anderes kümmerte sich darum. Wenn sie drei Wochen Urlaub machte, lagen anschließend nicht drei Wochen Patienten auf ihrem Schreibtisch.
Bei mir war das anders. Abends Präsentationen vorbereiten, Reisen planen und buchen, später die Reisekosten abrechnen, noch mit Indien oder China sprechen, weil dort der Arbeitstag schon lief, mit den USA, weil er dort gerade begann, Mails beantworten, Genehmigungen erteilen und irgendwo noch ein Feuer löschen.
Auf Dienstreisen wurde es noch absurder. Tagsüber Kunden, Kollegen, Meetings und Veranstaltungen, abends im Hotel wieder den Rechner aufklappen, weil die normale Arbeit während meiner Abwesenheit selbstverständlich nicht aufgehört hatte. Und selbst wenn ich drei Wochen unterwegs war, blieb mein eigentlicher Job ja meiner.
Ich habe meine Frau damals um etwas beneidet, für das ich lange keinen richtigen Begriff hatte: Peace of Mind.
Der Unterschied heißt Redundanz
Warum hatte sie den eher als ich?
Ein wesentlicher Unterschied war Redundanz.
Ein Krankenhaus muss so organisiert sein, dass der Betrieb weiterläuft. Ärzte vertreten Ärzte, Wissen wird dokumentiert, Übergaben gehören zum System und Abläufe sind standardisiert. Natürlich gibt es bessere und schlechtere Ärzte, Spezialisten und Generalisten, Chefärzte und Assistenzärzte. Erfahrung und persönliche Kompetenz bleiben wichtig. Trotzdem darf der Betrieb nicht zusammenbrechen, nur weil Frau Dr. Müller gerade auf Mallorca liegt.
Eigentlich ist noch etwas bemerkenswert. In der Medizin scheint uns völlig selbstverständlich, dass Erfahrung einen Wert besitzt. Stellen Sie sich einmal ein Krankenhaus voller hervorragend ausgebildeter Ärzte vor, aber keiner davon älter als 35. Würden Sie sich dort gerne einer komplizierten Operation unterziehen?
Ich vermutlich nicht.
Ein Arzt wird mit zunehmender Erfahrung nicht automatisch zum Auslaufmodell. Häufig wird er begehrter. Seine Qualifikation ist klar definiert und geschützt. Ein Facharzt für Gynäkologie bleibt Facharzt für Gynäkologie, egal ob er in Köln, München oder Hamburg arbeitet. Eine Krankenschwester kann noch so hervorragend arbeiten, sie übernimmt nicht irgendwann den Job des Arztes, weil sie sich intern hochgearbeitet hat. Dafür braucht es eine definierte Qualifikation.
Wie wir Redundanz wegoptimiert haben
In der freien Wirtschaft sieht das vollkommen anders aus.
Da sucht heute kaum jemand einfach einen Elektroingenieur mit Vertiefung Nachrichtentechnik oder einen Informatiker mit einem bestimmten fachlichen Schwerpunkt. Stattdessen sucht man einen „Senior Director Global Operational Excellence, Digital Transformation & SAP S/4HANA Governance".
Am besten mit 15 Jahren Erfahrung, internationaler Führung, Transformation, Agile, SAP, KI, Change Management und natürlich genauer Branchenkenntnis.
Die eierlegende Wollmilchsau.
Und selbst wenn man zufällig mit der Faust aufs Auge passt, kommen Beziehungen, interne Kandidaten, Unternehmenskultur und der berühmte Nasenfaktor dazu. Eine Promotion, jahrelange Führungserfahrung und ein nachweisbarer Track Record schützen einen dabei erstaunlich wenig.
Gleichzeitig haben wir in vielen Unternehmen genau die Redundanz, die im Krankenhaus selbstverständlich ist, über Jahrzehnte herausoptimiert. Effizienz, Lean, Kostensenkung, Headcount, Arbeitsverdichtung. Wenn Stellen verschwinden, verschwindet die Arbeit schließlich nicht automatisch mit. Sie verteilt sich auf diejenigen, die noch da sind.
Auch dafür haben wir schöne Managementmethoden entwickelt. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben: wichtig und dringend zuerst, wichtig und nicht dringend danach, dringend und nicht wichtig später, nicht wichtig und nicht dringend kann warten.
Klingt wunderbar.
Nur weiß jeder, der länger angestellt war, dass auch dieser Kleinkram irgendwann erledigt werden muss. Die Reisekosten verschwinden nicht aus Scham, Dokumentation schreibt sich nicht selbst und die hundert kleinen administrativen Dinge bleiben irgendwo im Hinterkopf hängen. Sie sind vielleicht weder wichtig noch dringend, erzeugen aber trotzdem dieses Gefühl innerer Unhygiene, weil man weiß, dass überall etwas herumliegt.
Also erledigt man manches irgendwann doch, abends, am Wochenende oder zwischen zwei eigentlich wichtigeren Aufgaben. Anderes bleibt liegen. Das Gefühl, nie wirklich fertig zu sein, bleibt trotzdem.
Warum niemand Hurra schreit
Und jetzt kommt KI.
Ausgerechnet diesen Menschen, deren Arbeit bereits auf Kante genäht ist, erzählen wir: Mit KI wirst du noch produktiver!
Kein Wunder, dass nicht jeder begeistert Hurra schreit.
Denn zur Arbeitsverdichtung kommt eine zweite Sorge: Wenn die KI meine Arbeit übernehmen kann, wozu braucht man dann irgendwann noch mich?
Diese Angst halte ich für vollkommen nachvollziehbar. Gerade in Organisationen, in denen Redundanz nicht als Sicherheit, sondern schnell als Ersetzbarkeit verstanden wird. Viele Mitarbeiter haben wahrscheinlich wenig Lust auf die nächste Sau, die durchs Unternehmen getrieben wird, während sie ohnehin schon versuchen, ihren täglichen Berg irgendwie kleinzuhalten.
KI als zurückgewonnene Redundanz
Vielleicht verkaufen wir KI deshalb mit dem falschen Versprechen.
Was wäre, wenn ihr größter Wert für viele Wissensarbeiter gar nicht darin bestünde, noch mehr Arbeit in dieselbe Arbeitszeit zu pressen?
Was wäre, wenn KI uns einen Teil der Redundanz zurückgeben könnte, die wir aus unseren Organisationen entfernt haben?
Genau das erlebe ich inzwischen in meiner eigenen Arbeit.
Viele tägliche Abläufe lassen sich dokumentieren, standardisieren, automatisieren oder durch KI-Agenten unterstützen: Recherche, Informationsaufbereitung, Zusammenfassungen, Dokumentation, Standardkommunikation, wiederkehrende Analysen, Vorbereitung, Informationsverteilung und viele dieser kleinen Aufgaben, die einzeln kaum ins Gewicht fallen und in Summe unglaublich viel Aufmerksamkeit verbrauchen.
Das Interessante daran ist für mich inzwischen nicht mehr, dass ich dadurch in derselben Zeit noch mehr erledigen kann.
Das Interessante ist, dass Teile meiner Arbeit weiterlaufen können, ohne permanent meine Aufmerksamkeit zu benötigen.
Gemeinsam mit Michael Kraewing bereite ich gerade einen Vortrag genau zu diesem Thema vor. Wir sind beide Einzelunternehmer und damit eigentlich der Extremfall fehlender organisatorischer Redundanz. Wenn einer von uns nicht arbeitet, arbeitet zunächst einmal niemand.
Trotzdem laufen bei uns inzwischen Systeme weiter.
Nicht weil wir heimlich Mitarbeiter beschäftigen, sondern weil wir Abläufe so genau beschrieben, geordnet und technisch abgebildet haben, dass Maschinen Teile davon übernehmen können. Aus einem Werkzeug wird damit langsam eine betriebliche Fähigkeit. Unsere Prüffrage dafür ist erstaunlich einfach:
Läuft es auch, wenn keiner daran denkt?
Darin sehe ich einen viel größeren Nutzen von KI als in der nächsten Produktivitätssteigerung.
Wir können Redundanz durch KI schaffen.
Die Maschine übernimmt das Wiederholbare
Nicht für alles. Und genau das ist wichtig.
Es gibt Arbeit, für die man Menschen wirklich braucht: ungewöhnliche Situationen, Kreativität, Erfahrung, Urteilsvermögen, Empathie, Verantwortung und Führung. Aber ein erheblicher Teil unseres Arbeitsalltags besteht eben nicht daraus. Er besteht aus wiederkehrenden Abläufen, Informationsbeschaffung, Verwaltung, Vorbereitung und Kommunikation.
Klarna hat im Kundenservice eine interessante Erfahrung damit gemacht. Das Unternehmen wollte einen sehr großen Teil des Kundenservice durch KI erledigen lassen und ruderte später bei Teilen dieser Strategie zurück. Viele haben das hämisch als Scheitern der KI gefeiert.
Ich sehe darin eher ein Learning.
Standardanfragen lassen sich hervorragend automatisieren. Wenn ein Kunde dagegen richtig sauer ist, ein ungewöhnliches Problem hat oder schlicht möchte, dass ein Mensch seine Situation versteht, verändert sich die Aufgabe. Dann werden Empathie, Erfahrung und Fingerspitzengefühl plötzlich wertvoller, nicht weniger wertvoll.
Das ist für mich die interessantere Arbeitsteilung: Die Maschine übernimmt zunehmend das Wiederholbare, der Mensch gewinnt Kapazität für das Besondere.
Vielleicht gilt dabei sogar wieder Pareto. Wenn KI große Teile jener 80 Prozent übernimmt, die unseren täglichen Standard ausmachen, können Menschen mehr Aufmerksamkeit auf jene 20 Prozent richten, die einen überproportionalen Teil des eigentlichen Wertes erzeugen.
Und plötzlich bekommt Redundanz eine neue Bedeutung.
Wenn ich im Urlaub bin, muss meine Vertretung nicht alles wissen, was ich weiß. Sie muss nicht meine gesamte Erfahrung besitzen und schon gar nicht zu einer Kopie meiner Person werden. Sie kann auf Abläufe, Kontext, Wissen und Systeme zurückgreifen, die einen Teil meiner täglichen Arbeit reproduzierbar machen. Vielleicht bedient sie sogar meine KI-gestützten Abläufe, während ich nicht da bin.
Liegen bleibt dann vor allem das, was tatsächlich mich braucht: die ungewöhnliche Entscheidung, die neue Idee, das schwierige Gespräch, die strategische Frage.
Und das darf vielleicht auch einmal drei Wochen warten.
Die falsche Frage, die wir stellen
Damit kommen wir zu einer Diskussion, die aus meiner Sicht bisher viel zu kurz kommt. Wir reden über psychische Belastungen, hohe Krankenstände, Fachkräftemangel und darüber, wie erschöpft viele Organisationen inzwischen sind. Gleichzeitig behandeln wir KI überwiegend als Instrument für Produktivitätssteigerung und Kostensenkung.
Drei Menschen machen die Arbeit von vier. Danach machen zwei Menschen plus KI die Arbeit von drei.
Vielleicht ist das nicht die besonders attraktive Zukunftserzählung, für die Mitarbeiter morgens begeistert ins Büro kommen.
Denn wir werden uns noch mit etwas anderem auseinandersetzen müssen. Einzelunternehmer und kleine Unternehmen beginnen gerade, ihre Arbeit mit KI so zu organisieren, dass sie Leistungen erbringen können, für die früher wesentlich größere Strukturen notwendig waren. Sie können Abläufe automatisieren, Wissen verfügbar halten und Systeme weiterarbeiten lassen, während der Mensch sich anderen Dingen widmet.
Auch komplexere Organisationen werden irgendwann mit diesen neuen Wettbewerbern konfrontiert.
Während dort noch darüber diskutiert wird, ob KI Arbeitsplätze gefährdet, entstehen anderswo Strukturen, in denen Menschen und Maschinen ihre jeweiligen Stärken kombinieren, ohne die menschlichen mentalen und emotionalen Kapazitäten permanent zu zerreiben.
Vielleicht stellen wir deshalb die falsche Frage.
Nicht: Wie viele Menschen können wir mit KI einsparen?
Sondern: Wie viel Abhängigkeit von einzelnen Menschen können wir mit KI vermeiden?
Das wäre nicht nur für Mitarbeiter interessant. Ein Unternehmen, dessen Wissen und Abläufe nicht an einzelnen Köpfen hängen, wird robuster. Übergaben werden einfacher, Ausfälle weniger kritisch, Wachstum beherrschbarer und irgendwann sogar die Unternehmensnachfolge. Genau deshalb ist KI-Fähigkeit für mich etwas anderes als KI-Nutzung.
Ein Chatbot liefert ein Ergebnis, wenn jemand ihn fragt. Eine betriebliche Fähigkeit liefert Ergebnisse, auch wenn gerade niemand daran denkt.
Vielleicht können wir mit KI damit etwas zurückholen, das wir in Jahrzehnten der Effizienzsteigerung verloren haben: Redundanz.
Und vielleicht bedeutet Fortschritt irgendwann wieder, nach drei Wochen Urlaub zurückzukommen, ohne drei Wochen Arbeit vorzufinden.
Das wäre mal eine Produktivitätssteigerung, von der ich gerne etwas hätte.
Stay in the Lead.